Заметки на полях: как мобильники, электронная почта и социальные сети снижают производительность труда сотрудников компаний

Александр Печерский

Недавно я пытался договориться о рабочей встрече по проекту с топ-менеджером достаточно высокого уровня. Он все время ссылался на высокую занятость: командировка, встреча с клиентами, совещание и т.д. Мы уже начали терять надежду, как вдруг, в ходе очередного созвона, он предложил: «Я завтра в первой половине дня занят, у меня обсуждение бюджета второго полугодия, но мы можем в это время попереписываться по электронной почте, и я Вам буду стараться оперативно отвечать». В итоге так и сделали, и получили значительную часть нужных ответов!

Благодаря смартфонам, айпэдам и прочим достижениям электроники и телекома, мы получили возможность быть все время он-лайн. И это на порядки повысило эффективность и открыло новые горизонты. Но у медали и есть обратная сторона.

Одна из серьезнейших опасностей новых технологий – это снижение концентрации, и ,как следствие, качества решений каждой конкретной задачи. Вспомните последнее совещание в Вашей компании. Сколько людей внимательно слушало и активно участвовали в дискуссии? А сколько было постоянно погружено в свой телефон или ноутбук?

Совершенно необязательно, что они писали друзьям или знакомым - возможно, они решали другие рабочие вопросы. Но каков смысл участия в совещании в этот момент?

Всем нам кажется, что небольшое отвлечение на письмо или звонок – несильно скажутся на эффективности. «Я только на секунду отвлекусь, а потом активно буду участвовать». Но происходит иначе: мы начинаем отвлекаться все больше, все чаще и чаще, а потом слегка скошенный взгляд в экран становится привычкой.

С электронной почтой все еще хуже – потому что касается личной эффективности сотрудника, времени, когда он работает один: почта открыта целый день, и настроено оповещение о входящих письмах. И начинаешь лезть в почту, как только пришло новое письмо.

Сотрудник большой компании может получать более сотни писем в день. Режим работы становится рваным, потому что каждые 10-20 минут ты отвлекаешься на новое письмо. Ситуация усугубляется тем, что во многих компаниях принято ставить в копию сотрудников всех подразделений, которые имеют хоть какое-то отношение к делу.

Чем это чревато? Потеря концентрации приводит к снижению глубины погружения в предмет, а, значит, к потере качества принимаемых решений. По большому счету, уже не ты, а почтовая программа начинает управлять твоим рабочим временем, и расставлять за тебя приоритеты.

На первый взгляд, проблема не стоит и выеденного яйца: надо смотреть почту по графику, а на все остальное время выключать. С мобильниками и ноутбуками еще проще - выключать на время совещаний. Но на практике почему-то не получается. Видимо дело в высокой самодисциплине, которая, как мы знаем, весьма редкое явление.

Мне кажется, что это уже стало серьезной проблемой, поэтому и руководителям стоит заняться ею  всерьез. Что можно делать, несколько идей:

• Проводить тренинги и обучать, как эффективно работать с почтой, как организовать свое рабочее время за компьютером? Как пользоваться «вконтакте» или новостными сервисами, чтобы не снижать личную эффективность?
• Создавать эффективные корпоративные правила переписки: кого и по какие принципам вставлять в копию; как быстро отвечать на письма; в каких случаях нужно звонить
• Без жестких мер, видимо, тоже не обойтись: запрещать использование мобильников, айпэдов и ноутбуков на совещаниях (вплоть до штрафов).

Ну, и, начинать, естественно, директору нужно с себя!